In het kort

• Probleem: frontlinekandidaten telefonisch bereiken is traag, waardoor de connectieratio laag blijft.
• Oplossing: geautomatiseerde WhatsApp-screening in plaats van kandidaten één voor één opbellen.
• Resultaat: een hogere connectieratio (52% van een campagne reageert), met gekwalificeerde kandidaten in de agenda van de consulent.

Kandidaten genoeg, ze bereiken is lastiger

Een ochtend van een consulent gaat op aan het contacteren van kandidaten. Een lijst afbellen, op voicemail belanden en berichten achterlaten waar niemand op terugbelt. De kandidaten ontwijken het gesprek niet. Ze zijn gewoon bezig. Ze staan op een heftruck, op een dak, midden in hun shift, onbereikbaar net wanneer het kantoor open is en pas weer vrij nadat het sluit.

Dat was het knelpunt bij Trixxo Jobs, onderdeel van de Trixxo Group, die meer dan 16.000 mensen tewerkstelt in België en Nederland vanuit een netwerk van 180+ kantoren. Ze hebben de vacatures en ze hebben de database. Wat ze niet hebben, is een manier om kandidaten aan de lijn te krijgen voordat een ander bureau dat deed. In frontline staffing wordt dezelfde werknemer door drie bureaus tegelijk benaderd en de plaatsing gaat naar wie als eerste een echt gesprek voert.

Het screenen van kandidaten ging er eigenlijk om dat we ze hier op kantoor kregen. We staken heel veel tijd in mensen opbellen om te kijken of het de moeite was om ze op kantoor uit te nodigen. Maar je kwam vaak op voicemail uit en met een voicemail verlies je tijd.

Michiel Alen, Expert Office Manager bij Trixxo Jobs

Wat er veranderde: de screening verhuisde naar WhatsApp

Trixxo plugde Ringtime in bovenop Brightstaffing, hun bestaande ATS. Geen migratie, geen nieuw systeem dat recruiters moeten leren. Ringtime draait in een zijpaneel, zoals een browserextensie, zodat er gewoon nieuwe knoppen verschijnen in de schermen die recruiters de hele dag al gebruiken. Een recruiter voegt kandidaten rechtstreeks vanuit het ATS toe aan een Ringtime-campagne en Ringtime opent het gesprek via WhatsApp met dezelfde vragen die een recruiter anders zou stellen.

De vragen zijn specifiek voor de functie. Voor een dakwerker hoort daar bijvoorbeeld bij of de kandidaat comfortabel op hoogte werkt. Ringtime bevestigt beschikbaarheid, checkt de breekpunten, handelt het heen-en-weer af en schrijft het resultaat terug in het ATS. De recruiter pikt een kandidaat op die al gekwalificeerd is, met een samenvatting erbij.

Nu gebruiken we gewoon Ringtime om een WhatsApp te sturen met daarin al de screeningsvragen die we anders telefonisch stellen. Daardoor verloopt de hele matching vlotter.

Michiel is duidelijk over waarom het kanaal belangrijk is. De oude methodes waren stilletjes gestopt met werken, en hij rekent zichzelf daarbij:

We kunnen de hele dag de database afbellen, sms'en, zelf duizend mails versturen, en geen reactie krijgen, want niemand opent zijn mail nog. WhatsApp is iets van elke dag.

In Michiel's woorden

Hoe ziet het er nu uit, nu jullie met Ringtime werken?

De instroom is omhoog gegaan. Van de campagnes die we opzetten, reageert 52%. Dat is fenomenaal. En we merken dat het team er elke week vlotter mee omgaat.

Wat betekent dat voor de mensen op de werkvloer?

Concreet betekent het dat we meer tijd hebben om echt met kandidaten te praten. En eerlijk, ook meer tijd voor wat lol op de werkvloer.

Wat viel je het meest op toen je de eerste resultaten zag?

De helderheid van de communicatie. Ik had mijn twijfels bij AI, maar het valt eigenlijk beter mee dan verwacht. De AI reageert heel goed op wat kandidaten aangeven en we krijgen er een mooie transcriptie van hoe het gesprek liep en wat de kandidaat echt wil.

Zou je het aanraden aan anderen in je sector?

Zeker, aan vakgenoten en aan elk bedrijf dat met een hoge instroom te maken heeft. Het is een heel makkelijke manier om kandidaten over de streep te trekken en contact te laten opnemen.

Wat het veranderde voor het team

De ochtend draait niet langer rond telefoons die niet worden opgenomen. De kandidaten die reageren, en bij Trixxo is dat 52% van een campagne, komen al gescreend binnen, via een kanaal dat ze checken tijdens een pauze of 's avonds. De recruiter begint de dag met mensen die ja zeiden, niet met een lijst nummers om door te werken.

Dat maakt tijd vrij voor het deel van de job dat een mens nodig heeft. Een kandidaat die diezelfde avond een antwoord krijgt, blijft niet achter met de vraag of iemand zijn sollicitatie wel zag; ze hebben een gesprek gehad dat de recruiter warm kan oppikken. Het team verwerkt meer instroom zonder extra mensen aan te nemen, en besteedt de teruggewonnen uren aan de gesprekken die het verdienen om in persoon te voeren.

Zo ziet kandidaatscreening eruit als een laag bovenop het ATS, in 22+ talen.

Ontdek het zelf

In frontline staffing is de kandidaat die vanavond een antwoord krijgt, degene die maandag komt opdagen. Trixxo liet dat niet langer over aan wie toevallig tijd had om te bellen. Bekijk hoe Ringtime werkt, of laat je zelf screenen door de agent om het gesprek vanuit het perspectief van de kandidaat te horen.

Boek een demo.