Privacybeleid

Ringtime BV
Frans Ackermanstraat 20, 9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: 1026.705.408
BTW-nummer: BE1026705408

E-mail: hello@ringtime.ai
Laatst bijgewerkt: 3 november 2025

1. Wie we zijn

Ringtime biedt AI-gestuurde stemassistenten voor bedrijven. We behandelen telefoongesprekken automatisch, helpen bij het boeken van afspraken en integreren met uw zakelijke tools.

Dit privacybeleid legt uit hoe we persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken wanneer u:

• Gebruik onze diensten als zakelijke klant
• Bel een bedrijf dat Ringtime gebruikt
• Bezoek onze website

We zetten ons in om uw privacy te beschermen en te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

2. Welke informatie verzamelen we

Als u een zakelijke klant bent

• Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens
• Facturatie- en betalingsinformatie
• Hoe je ons platform gebruikt (welke functies, wanneer, hoe vaak)

Als u een bedrijf belt via Ringtime

• Je stemopname en wat je zei (het gesprek)
• Je telefoonnummer
• Informatie die u tijdens het gesprek verstrekt (naam, afspraakvoorkeuren, enz.)

Als u onze website bezoekt

• Basisinformatie over uw bezoek (bekeken pagina's, apparaattype, locatie)
• Cookies (kleine bestanden die op uw apparaat worden opgeslagen) - zie paragraaf 9

3. Waarom we deze informatie verzamelen

Om onze diensten te verlenen:

• Telefoongesprekken beantwoorden met AI
• Afspraken plannen
• Oproepen aan de juiste persoon koppelen
• Informatie synchroniseren met agenda's en CRM-systemen
• Betalingen verwerken

Om onze diensten te verbeteren:

• Maak onze AI beter in het begrijpen en reageren
• Technische problemen oplossen
• Begrijp hoe mensen ons platform gebruiken

Om met u te communiceren:

• Service-updates en belangrijke mededelingen verzenden
• Klantenondersteuning bieden
• Stuur marketing-e-mails (alleen met uw toestemming - u kunt zich op elk moment afmelden)

Om te beschermen en te voldoen aan:

• Voorkom fraude en zorg voor veiligheid
• Voldoe aan onze wettelijke verplichtingen
• Handhaaf onze servicevoorwaarden

4. Wettelijke basis voor verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

Contract: We hebben uw gegevens nodig om de diensten te leveren waarvoor u zich hebt aangemeld.

Legitiem belang: We hebben goede zakelijke redenen om bepaalde gegevens te verwerken (zoals het verbeteren van onze AI of het voorkomen van fraude), en we wegen dit af tegen uw privacyrechten.

Toestemming: Voor zaken als marketing-e-mails en bepaalde cookies vragen we eerst om uw toestemming. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

Wettelijke verplichting: Soms moeten we gegevens verwerken om aan de wet te voldoen.

5. Hoe we uw informatie delen

We verkopen uw persoonlijke gegevens nooit.

We delen alleen informatie wanneer dat nodig is:

Dienstverleners: We werken samen met vertrouwde bedrijven die ons helpen onze diensten te leveren (cloudhosting, betalingsverwerking, AI-technologie, e-maildiensten). Deze bedrijven kunnen uw gegevens alleen gebruiken zoals wij hen opdragen en moeten deze op de juiste manier beschermen.

Jouw integraties: Wanneer je tools zoals je CRM of agenda koppelt, delen we informatie om die integraties te laten werken. Je beheert deze verbindingen.

Wettelijke vereisten: We kunnen informatie openbaar maken wanneer dit wettelijk vereist is, een gerechtelijk bevel of om rechten en veiligheid te beschermen.

Bedrijfsoverdrachten: Als ons bedrijf wordt verkocht of samengevoegd, kan uw informatie worden overgedragen aan de nieuwe eigenaren.

6. Internationale gegevensoverdrachten

We slaan gegevens voornamelijk op in de Europese Unie. Sommige van onze dienstverleners kunnen echter buiten de EU gevestigd zijn (inclusief in de Verenigde Staten).

Wanneer we gegevens internationaal overdragen, gebruiken we:

• Door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen
• Aanvullende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen
• Alleen providers die zich inzetten voor een sterke gegevensbescherming

7. Hoe we uw informatie beschermen

We nemen beveiliging serieus en gebruiken:

• Versleuteling om gegevens tijdens het transport en in rust te beschermen
• Toegangscontroles zodat alleen bevoegde personen gegevens kunnen bekijken
• Regelmatige beveiligingsmonitoring en -updates
• Beveilig datacenters met fysieke beveiliging

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we doen er alles aan om uw informatie te beschermen met behulp van industriestandaard praktijken.

8. Hoelang we uw informatie bewaren

We bewaren persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is:

Spraakopnamen: meestal 12 maanden (u kunt een eerdere verwijdering aanvragen)

Accountgegevens: tijdens je abonnement, plus tot 90 dagen nadat je je account hebt gesloten

Factureringsgegevens: 7 jaar voor naleving van de belastingwetgeving

Website-analyse: tot 26 maanden

Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt

Wanneer we geen gegevens meer nodig hebben, verwijderen we deze veilig.

9. Koekjes

We gebruiken cookies (kleine gegevensbestanden) op onze website om:

• Onthoud je voorkeuren
• Begrijp hoe mensen onze site gebruiken
• De prestaties van de website verbeteren

Essentiële cookies zijn noodzakelijk om de website te laten werken. Voor optionele cookies (analyse en marketing) is uw toestemming vereist - u kunt deze beheren via de cookiebanner op onze website.

U kunt cookies ook beheren via de instellingen van uw browser.

10. Je privacyrechten

Volgens de GDPR hebt u het recht om:

Toegang: ontvang een kopie van uw persoonlijke gegevens

Correctie: onjuiste informatie corrigeren

Verwijdering: Verzoek dat we uw gegevens verwijderen (met enkele uitzonderingen voor wettelijke verplichtingen)

Beperking: vraag ons om de manier waarop we uw gegevens gebruiken te beperken

Bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde soorten verwerking (zoals direct marketing)

Overdraagbaarheid: verkrijg uw gegevens in een draagbaar formaat

Toestemming intrekken: verander van gedachten over zaken waar je eerder mee hebt ingestemd

Om deze rechten uit te oefenen: stuur een e-mail naar hello@ringtime.ai met uw verzoek. We reageren binnen 30 dagen.

11. Speciale opmerkingen

Als je een bedrijf hebt gebeld via Ringtime: Het bedrijf dat je hebt gebeld beheert je gegevens. Neem rechtstreeks contact met hen op om je privacyrechten uit te oefenen. We verwerken de gegevens namens hen.

Kinderen: Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen onder de 16 jaar. Als je jonger bent dan 16 jaar, maak dan geen gebruik van onze diensten.

Marketing: Je kunt je op elk gewenst moment afmelden voor marketing-e-mails door in elke e-mail op 'uitschrijven' te klikken of door contact met ons op te nemen.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen, stellen we je hiervan op de hoogte via e-mail of via een bericht op onze website.

Als u onze diensten blijft gebruiken nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, betekent dit dat u het bijgewerkte beleid accepteert.

13. Neem contact met ons op

Vragen of zorgen over privacy?

E-mail: hello@ringtime.ai

Mail: Ringtime BV, Frans Ackermanstraat 20, 9000 Gent, België

Wil je je rechten uitoefenen of een klacht indienen?

Stuur ons eerst een e-mail op hello@ringtime.ai - we willen helpen.

Als we uw probleem niet kunnen oplossen, kunt u contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Autoriteit voor gegevensbescherming
Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, België
Telefoon: +32 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

In gewoon Engels

Wat we doen: We bieden AI-telefoonassistenten voor bedrijven.

Wat we verzamelen: spraakopnamen, contactgegevens en gebruiksgegevens.

Waarom: Om onze diensten te leveren en te verbeteren.

Met wie we delen: Alleen vertrouwde dienstverleners (nooit verkocht).

Uw controle: u kunt uw gegevens op elk gewenst moment openen, corrigeren of verwijderen.

Vragen? E-mail hello@ringtime.ai

Dit privacybeleid voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (GDPR) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Ringtime BV
Ondernemingsnummer: 1026.705.408 | BTW: BE1026705408
hello@ringtime.ai | www.ringtime.ai

‍