In het kort

• Probleem: Goede techniekers wachten niet. Twintig procent van de sollicitanten haakt af voor een recruiter de telefoon opneemt.
• Oplossing: Ringtime screent elke sollicitant via WhatsApp en telefoon op het moment van sollicitatie, brengt het profiel in kaart en stuurt de kandidaat door naar de juiste technische recruiter.
• Resultaat: Eén screening maakt een kandidaat inzetbaar voor een hele skillcluster, de recruiter start met een warm gesprek in plaats van een koud telefoontje.
  
  

(Het volledige interview vind je op ons Youtube kanaal, hieronder de samenvatting)
‍

"Techniekers hebben jou niet nodig. Jij hebt hen nodig."

Logi-Technic is een technisch detacheringsbedrijf binnen House of HR. Ze leveren elektriciens, mechaniciens, elektromechaniciens, maintenance engineers en field service techniekers aan industriële klanten in heel België. De techniekers blijven op de loonlijst van Logi-Technic. Ze bewegen mee tussen projecten naargelang hun carrière evolueert, van ploegenwerk naar dagwerk, van de ene site naar de andere. Het is vaste tewerkstelling, geen uitzendwerk.

Dat model werkt alleen als je de juiste mensen blijft aantrekken. En in technische outsourcing zit de kracht bij de kandidaat.

"Wij moeten de mens overtuigen om voor ons te kiezen, niet andersom," zegt Lies Dumarey, COO bij Logi-Technic. "Een technieker heeft absoluut de luxe om te kiezen uit meerdere bedrijven. Elke middelgrote onderneming is op zoek naar goede techniekers. Dus op het moment dat iemand klaar is om die stap te zetten, moet je er als eerste bij zijn."

Twintig procent weg voor iemand belt

De meeste techniekers solliciteren niet tijdens de kantooruren. Ze hebben een mindere dag gehad op het werk, komen thuis, beginnen wat rond te kijken en solliciteren. Dat is 's avonds, in het weekend. Net op de momenten dat het recruitersteam niet aan het werk is.

Maandagochtend begint de race. Elk bureau waar die persoon gesolliciteerd heeft, pakt de telefoon. Wie de kandidaat als eerste aan de lijn krijgt, heeft een serieus voordeel.

"We krijgen twintig procent van onze sollicitanten nadien niet meer te pakken," zegt Lies. "Op het moment dat je ze niet meer aan de lijn krijgt, kun je ook niet meer vragen waarom. Maar we vermoeden dat die mensen op dat moment interesse hadden en dat wij er gewoon niet waren."

De eerste job van de recruiter elke ochtend is de sollicitanten van de dag ervoor bellen. Maar "gisteren" voor een vrijdagavond-sollicitatie betekent maandag, 60 uur later.

Die kloof is het knelpunt. De tijd tussen "ik heb interesse" en "iemand neemt contact op."
‍

‍

Het moment dat het anders moest

Als COO kijkt Lies graag een keer mee naar de dashboards en de cijfers. Ze wist dat het snelheidsprobleem er was, maar de data maakte het onmiskenbaar: de momenten waarop mensen solliciteren zijn niet de momenten waarop het team klaar zit om ze te woord te staan.

"We zijn er altijd van uitgegaan: wanneer zijn wij klaar om die kandidaat te woord te staan? Terwijl de vraag eigenlijk is: hoe zorgen we dat we er zijn op het moment dat de kandidaat klaar is voor dat gesprek?"

Toen ging Logi-Technic op zoek naar een manier om er te zijn op het moment dat iemand solliciteert, ongeacht het uur. Niet door een nachtploeg recruiters aan te nemen, maar door een AI-agent de eerste twee screeningsfasen te laten overnemen.

De persoon screenen, niet de vacature

De meeste bureaus screenen een kandidaat op de ene vacature waarop die gesolliciteerd heeft. Is die rol ingevuld of klopt de match niet, dan stopt het gesprek en koelt de kandidaat af. Ook al past die naadloos bij drie andere openstaande functies.

Logi-Technic draaide dat om. Er wordt gescreend voor een cluster van functies met dezelfde kernkwalificaties. Wie op één onderhoudsfunctie solliciteert, wordt gescreend voor de hele elektriciteitscluster. Die ene vacature is gewoon de instap.

"Wij steken mensen niet in een hokje," zegt Lies. "We willen weten wat iemand kan. Iemand kan elektricien zijn, maar ook mechanische kennis hebben of kunnen lassen. We willen vooral de competenties weten, zodat we niet iemand te nauw in een hokje steken en vergeten dat die persoon eigenlijk nog veel meer kan."

Dat lukt alleen als de screening doorvraagt. Geschoold elektricien zijn is de basis. Of iemand residentieel bekabeld heeft, laadinfrastructuur in dienst heeft gesteld of aan industriële productielijnen op de juiste spanning heeft gewerkt, bepaalt voor welke vacatures in de cluster die persoon echt geschikt is.

De clusters zitten in een boomstructuur die de agent tijdens het gesprek doorloopt. Bovenaan drie takken (Industrie, Bouw en Infrastructuur, Engineering), daaronder negen skillclusters. De openingsvragen plaatsen de kandidaat in de juiste tak. De rest is op maat van de cluster.

Eerst WhatsApp, dan telefonie

De agent heet Lou. Ze werkt in twee fasen, op twee kanalen, voor er een recruiter aan te pas komt.

WhatsApp-knock-out. Binnen enkele minuten na een sollicitatie stuurt Lou een WhatsApp-bericht. Vier binaire kwalificatievragen: rijbewijs, taal, woonplaats in België, technische achtergrond. Ja of nee. "WhatsApp is voor de één-of-nul-vragen," legt Lies uit. "Heb je een rijbewijs? Je hebt dat of je hebt het niet. Spreek je een bepaalde taal? Ja of nee."

Telefonische screening. Kandidaten die slagen, gaan door naar een telefoongesprek. Lou plaatst ze in de juiste tak en stelt de clusterspecifieke vragen: opleiding, jaren ervaring in de sector, welk domein, gewenst werkregime, beschikbaarheid. Het gesprek verloopt in het Nederlands, Frans of Engels.

Het verschil tussen de kanalen is bewust. WhatsApp vangt breekpunten snel op. Telefonie vangt nuance. "Welk werkregime wil je? Dat kan ploeg zijn, nacht, dag, weekend. Bij ons is dat allemaal mogelijk," zegt Lies. "Maar daar is het niet ja of nee. Misschien ploeg, maar liever dag. Goed om te weten. Dat is geen WhatsApp-vraag."

Eén ding doet Lou nooit: beslissen. Elk antwoord gaat terug naar een recruiter en de go of no-go blijft bij een mens. Het mensgerichte blijft altijd belangrijk. Ringtime levert de onderbouwing: het overzicht, de gestructureerde antwoorden, het transcript. De recruiter beslist.

Betere data dan een menselijk gesprek

Lies verwacht een duidelijke verbetering in datakwaliteit door de AI-screening.

"Een mens capteert wat er gezegd wordt en moet dat dan nog op papier zetten. Wat heb ik begrepen uit dat verhaal? AI zorgt ervoor dat hetgeen dat gezegd is, ook effectief op papier komt. En het is één op één bijna correct tot nog toe in de test."

Logi-Technic werkt met Connexys by Bullhorn op Salesforce. Alles wat Lou capteert, stroomt rechtstreeks dat systeem in. Dat is belangrijk voorbij de directe screening. Een kandidaat die vandaag niet kwalificeert, doet misschien over twee jaar relevante ervaring op en solliciteert opnieuw. Als de oorspronkelijke screeningsdata compleet en correct in Salesforce staat, pikt de recruiter de draad op in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. "De datakwaliteit zal zoveel beter zijn. We gaan zowel de kwaliteit als de hoeveelheid data in ons systeem optimaliseren," zegt Lies.

Wat de recruiters er echt van vinden

AI introduceren als eerste contactmoment met de kandidaat is een verandering. Lies is eerlijk over de reactie.

"Er is altijd een beetje weerstand. In welke mate komt mijn rol in gevaar? Kan een AI eigenlijk niet alles wat wij doen?" Maar wat ook hielp: het team verliest vandaag heel veel tijd aan niet-gekwalificeerde kandidaten. Al die mensen hebben de moeite gedaan om contact te zoeken, dus ze verdienen een correct antwoord. Maar het zijn niet de profielen waar je mee aan de slag kunt bij klanten.

"Onze recruiters doen het liefst kwalitatieve gesprekken. In plaats van tien minuutjes spreken, vlug vlug door een checklist gaan, kunnen ze nu echt gaan praten met een gekwalificeerde kandidaat. Waarom ben je vertrokken bij je vorige werkgever? Wat verwacht je echt? Dat is een menselijk gesprek en dat is wat iemand voor ons doet kiezen."

Waar een COO wakker van ligt (het is niet de technologie)

Met de go-live in zicht is Lies' grootste zorg niet of de technologie werkt. "Daar lig ik zeker niet wakker van. De techniek zit heel goed."

Haar zorg: zijn de kandidaten er klaar voor? "Gaan kandidaten afhaken door het feit dat er een robot belt in plaats van een mens? Of net niet?" Ze pauzeert. "Persoonlijk geloof ik echt dat mensen daar veel sneller klaar voor zijn dan dat we allemaal geloven."

De tweede zorg is de overdracht. Lou werkt 24/7, maar de recruiter die een gekwalificeerde kandidaat oppakt, werkt nog steeds kantooruren. "Als iemand in het weekend gecontacteerd is via WhatsApp en telefoon door Lou, maar op dat moment niet verder is gegaan, dan moet de recruiter daar snel op inspelen. De vraag is of die snelheid ook door onze mensen vastgepakt kan worden."

Wat er verandert als het werkt

Op korte termijn verandert de ochtend van de recruiter. In plaats van een lijst nummers om af te bellen, begint die met kandidaten die al ja zeiden, al gescreend, met het hele gesprek erbij. De recruiter neemt elke kandidaat warm over en steekt de gewonnen uren in de mensen die een echt gesprek waard zijn.

Lies ziet een tweede effect: capaciteit voor groei. "We kunnen meer campagnes voeren op marketingvlak, omdat we de capaciteit gaan creëren om meer kandidaten te verwerken. Onze instroom verbreden, omdat de eerste kwalificatie niet meer op het bord van de recruiter ligt."

Dat is de verschuiving. De beperking zat niet in het aantal vacatures of de omvang van het team. Het zat in de kloof tussen wanneer kandidaten klaar zijn en wanneer iemand opneemt. Logi-Technic heeft die kloof gedicht.

‍

‍