Elk gesprek dat Ringtime voert, automatisch gelogd en te herbeluisteren.

Het probleem

In onze ervaring registreren de meeste uitzendbureaus hun telefoongesprekken niet. Dat betekent dat de geschiedenis van wie gebeld werd, wat er gezegd werd en wat de uitkomst was, alleen bestaat als iemand het achteraf manueel heeft ingevuld in de ATS. De meeste doen dat niet. De kandidaten pipeline is dus een beetje een ‘black box’. Er worden wel telefoontjes gemaakt,  eventueel gesprekken gevoerd, maar het meeste leeft gewoon in het hoofd van de recruiter.

‍

Hoe het werkt

Elk telefoontje en elk WhatsApp-bericht dat Ringtime afrondt, komt automatisch in het Interactions overzicht terecht.

Je ziet wanneer het plaatsvond, bij welke campagne het hoorde, via welk kanaal het verliep en hoe lang het duurde. Klik je op een rij, dan krijg je een gestructureerde samenvatting: nam de kandidaat op, wat werd er besproken, wat was de uitkomst. Voor een sollicitatie als heftruckbestuurder deze week: gebeld om 08:00, kandidaat nam op, screening afgerond in 89 seconden, één beurt. Geen notities nodig. Geen belrapport in te vullen.

Je kan filteren op periode, campagne, taal en feedback. Je kan ook het volledige gesprek terugluisteren direct vanuit het overzicht. Recruiters kunnen bovendien feedback geven op elke interactie: een simpele duim omhoog of  meer gedetailleerde feedback als er iets niet klopte, bijvoorbeeld als de agent een denkfout maakte die de uitkomst beïnvloedde.

‍

Waarom we het zo gebouwd hebben

Kijk naar de tijdstippen en je merkt iets op: veel ervan zijn van de avond ervoor.

18:20. 18:55. 19:00. 19:40. 19:50.

Blue-collar kandidaten zijn moeilijk bereikbaar tijdens de kantooruren. Ze zijn op de werf, onderweg, bezig met hun shift. Ze nemen op in de avond. Recruiters kunnen die uren niet op schaal invullen. Ze openen de app 's ochtends en de pipeline is al verder bewogen.

‍

‍

Het detail  telt

De uitkomsten worden automatisch getagd: Pickup, Voicemail, Niet opgenomen, Terugbelverzoek, Geëscaleerd. Filter op uitkomst en je stuurt opvolgingen in seconden naar de juiste persoon.

Maar het meest onderschatte onderdeel is het terugluisteren. Recruiters gebruiken het om een twijfelgeval te checken voor ze een afspraak inplannen en om zich voor te bereiden op een face-to-face of een callback. Als de screening iets heeft opgeleverd dat de moeite waard is om dieper op in te gaan, kan de recruiter exact horen hoe de kandidaat geantwoord heeft voor ze de vergaderzaal binnenstappen. Het ondersteunt ook de vereiste van de EU AI Act dat AI-gedreven beslissingen door een mens herzien en teruggedraaid kunnen worden. Maar dat is bijna een bijwerking. De praktische waarde komt eerst.

‍

‍

Van het productteam

We merkten vrij snel dat recruiters dit overzicht niet alleen gebruikten voor toezicht. Ze gingen terug naar deze gesprekken net voor het tweede interview plaats vond,  als voorbereiding. Dat vertelde ons dat de waarde niet alleen in audit zat van gesprekken, maar het dashboard werd deel van hoe ze werken, niet zomaar een compliancefunctie op de achtergrond.
Charlotte Van Den Bussche, Product Manager

‍

Ringtime werkt wanneer jouw team dat niet doet. Het Interactions log is hoe je controle houdt zonder in de weg te staan.

‍