Kostprijs per gescreende kandidaat: het cijfer dat ontbreekt
.png)
De meeste commercieel directeurs in de uitzendsector kunnen je hun plaatsingsmarge, fill rate en no-show-percentage vertellen. Maar weinigen kunnen je zeggen wat het kost om één kandidaat te screenen.
Dat cijfer staat in geen enkel rapport. Het verschijnt niet in je ATS. Het zit verstopt in de loonkost van je consulenten, onzichtbaar, tot je het naar boven haalt.
En als je dat doet, schrikken de meeste mensen.
De berekening die niemand maakt
Neem een team van vijf consulenten. Elk doet zo'n 85 telefoontjes per dag. Met een voicemailpercentage van 70% (het Europese gemiddelde in de uitzendsector ligt tussen 65 en 80%) leiden zo'n 300 van die telefoontjes nergens toe. Op een week laat je team bijna 1.500 voicemails achter. Bij een totale loonkost van €45.000 per consulent per jaar kost die stapel voicemails je zo'n €7.000 per maand.
Niet in software. Niet in overhead. In de lonen van mensen die je aanwierf om kandidaten te plaatsen.
Reken het door naar één eenheid en je komt uit op het cijfer dat telt: €27 per gescreende kandidaat. Dat is wat manuele telefoonscreening kost als je rekening houdt met de telefoontjes die niet doorgaan, de tijd die opgaat aan opnieuw bellen en de uren die je consulenten besteden om iemand te bereiken die beschikbaar én geïnteresseerd was.
De meeste commercieel directeurs hebben dat cijfer nog nooit onder ogen gehad. Zodra ze het zien, beginnen ze andere vragen te stellen.
Het verschil tussen je beste kantoor en je gemiddelde
Hier wordt het meer dan een kostenprobleem.
Je best presterende kantoren zijn niet beter omdat hun consulenten harder werken of meer bellen. Ze zijn beter omdat ze minder tijd verliezen aan telefoontjes die nergens toe leiden.
Het verschil in prestaties tussen je sterkste kantoor en je gemiddelde (in fill rate, in snelheid, in marge) is zelden alleen te verklaren door het talent van je consulenten. Het verklaart zich door het voicemailpercentage en wat erna gebeurt. Een goed presterend kantoor heeft, meestal toevallig, manieren gevonden om die dode tijd te beperken. Minder dode tijd betekent meer kwalitatieve gesprekken per consulent per dag, en dat betekent snellere plaatsingen en betere retentie.
Schaal die observatie op naar heel België (over tientallen kantoren, verschillende teamgroottes en uiteenlopende soorten vacatures) en je kijkt naar een van de grootste onbeheerde kostenposten in je organisatie. Het verschil tussen je beste en je slechtste kantoor op dit cijfer, vermenigvuldigd over je volledige personeelsbestand, is waarschijnlijk meer waard dan eender welke softwareinvestering die je dit jaar zal doen.
De vraag is niet óf dit een probleem is. De vraag is of je het gemeten hebt.
Wat verandert er als je het cijfer kent
Deze berekening doet twee dingen.
Ten eerste maakt ze de kost van niets doen zichtbaar. Een voicemail-factuur van €7.000 per maand klinkt anders dan "consulenten zijn veel aan de telefoon". Het eerste is een budgetgesprek. Het tweede is achtergrondgeluid.
Ten tweede geeft ze je een nulmeting. Als je huidige kostprijs per gescreende kandidaat €27 bedraagt en je dat cijfer fors kan verlagen zonder personeel te schrappen, schrijft de business case zichzelf. De tijd van de consulent die je terugwint, vloeit terug naar plaatsingen, klantrelaties en het werk dat écht marge oplevert.
Het sleutelwoord is zonder personeel te schrappen. Een laag AI-screening vervangt je ATS niet en je consulenten ook niet. Het sluit aan bovenop wat je al hebt (je Connexys, je Bullhorn, je Carerix) en neemt de outboundlaag over die de tijd van je consulenten opslokt. Je team blijft exact werken zoals vandaag. Ze laten gewoon geen 1.500 voicemails meer achter per week.
Dat is een ander gesprek met je raad van bestuur dan "we hebben meer consulenten nodig".
Maak je eigen berekening
De rekentool hieronder is opgebouwd rond de inputs die de kost écht bepalen: aantal consulenten, gespreksduur, voicemailpercentage, interessepercentage van kandidaten. Vul de echte cijfers van je team in. De uitkomst is je huidige kostprijs per gescreende kandidaat.
Stuur het daarna door naar je ops lead en vraag hoe je beste kantoor scoort tegenover je slechtste.
BLOG
